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中国青年政治学院经费管理员工作须知

发表日期:2012-12-03 作者:  编辑:  出处::

               

为加强学校财务管理工作,增强财务管理责任意识,规范、简化工作程序,提高工作效率,制定经费管理员工作须知。

一、经费管理员

学校各部门指定一名工作人员兼任经费管理员,负责本部门经费管理,包括预算管理、项目管理、日常报销、向本部门领导汇报收支情况、经费使用情况等工作,定期与财务处核对部门经费使用情况。

二、经费管理原则

经费管理坚持实事求是,认真负责,厉行节约,严格把关,坚持记账,日清月结的原则。

三、经费管理员工作职责

(一)协助部门负责人做好部门年度预算的编制和上报工作。

(二)根据预算批复建立部门分类项目账,协助部门负责人管理好部门经费,并做好部门经费记录,定期与财务处核对账目,坚持月末、季末、年末对账。

(三)做好收入管理与核算工作,科学预算,收费有据,上缴及时,按时对账。

(四)协助部门执行财务有关报销规定,做好各项经费的报销工作。持经费查询卡报销,报销结束后及时核对,如有疑问或建议请及时与财务处工作人员沟通解决。

(五)按税法和学校规定,做好个人收入及所得税的核算与上报工作。

(六)协助管理本部门人员横向、纵向科研经费。

(七)参加财务处召开的会议和举办的培训,并向部门负责人汇报会议、培训精神,协助本部门人员了解和执行相关财务制度和政策。

(八)经费管理员有权查询部门经费,对部门经费管理中存在的问题提出意见、建议,部门负责人应重视和支持经费管理员的工作。

(九)经费管理员应加强财务管理有关政策法规、文件规定的学习,部门负责人应鼓励经费管理员参加相关的学习和培训。

四、财务管理注意事项

(一)预算管理

1.各部门应按规定时间编报下一年度的经费预算,包括收入预算、支出预算和项目预算。

2.预算编制应根据部门工作计划,全面安排,不要漏项。

3.基本经费预算应依据部门岗位设置及人员情况、有关经费标准和上年经费执行情况办编报。

4.收入预算应准确、全面。

5.项目预算应按规定时间和要求上报归口管理部门。

(二)收入管理

1.有关收入管理的规定按《中国青年政治学院代收费、服务性收费管理办法》(院字【2010】第44号)有关规定执行。有关代管经费管理按《中国青年政治学院代管经费管理暂行办法》(院字【2012】第06号)有关规定执行。

2.负责学校学费、住宿费等事业收入收缴管理部门的经费管理员要作好收费的协调管理工作,保证学校收入及时上缴。经费管理员要定期与财务处核对收入明细,催缴应交收入。

3.负责学校经营性收入收缴管理部门的经费管理员须协助进行收费管理。如需开具正式发票,请收费管理部门开具交费通知单,财务处将按交费通知单的内容、标准收费和开票。税务发票需要交纳5.6%的税费,收入管理部门制定收费标准时应予以考虑。经费管理员应定期与财务处核对收入明细。

4.有经费汇入我校账户前,请确认我校汇款账号,并提醒对方单位在汇款摘要中注明款项用途及校内联系人。款未到需提前出具发票时,须先办理借用发票手续,并由部门(项目)负责人、经办人签字,并及时交回支票或汇款到学院账户。经费到账信息可登陆校园网主页,点击“我的服务”列表中的“财务到账”进行查询。

(三)支出管理

1.财务支出“一支笔”制度。财务报销执行财务支出“一支笔”审批制度及重大项目审批制度,部门(项目)负责人对经费使用的合法性、合理性、真实性负责。

2.严控“三公”经费。部门经费按照预算科目支出,原则上不能打通使用,特殊情况须报财务处审批。严控“出国(境)费、车辆购置与运行费、公务接待费”经费。招待费用等其他业务费的管理按照《学校其他业务费使用管理规定》及《学校部门创收分配、奖励管理办法》有关规定执行。

3.国库集中支付和政府采购制度。学校执行国库集中支付和政府采购制度的相关规定。预算支出中购置资产设备按照财政部及中直管理局固定资产管理规定执行。根据财政部有关要求,学校要及时、准确上报政府采购信息统计工作各项数据。每月5日前财务处须将政府批量采购计划上报,每个季度第一个月的15日前,财务处须将本季度计划执行情况和下一季度采购计划上报。有涉及到政府采购计划时,各部门须按规定时间和要求上报归口管理部门。购置设备、图书、办公用品等,凡达到固定资产登记标准的,应先办理固定资产登记再进行报销。

4.项目经费的使用与管理。应重点加强项目经费的预算管理和执行,编制用款计划、监控项目进度,及时有效做好绩效考核工作。项目管理部门应于收到批复后一周内上报项目执行预算及执行进度。课题、教改类专项按预算执行,原则上不进行调整。使用非课题、教改类专项经费,须提供合同、有关批示及“中国青年政治学院项目经费用款计划书”,该表可从财务处主页“相关下载”中进行下载(本须知中所指各类表格除“支出凭单”“报销单据粘贴单”外均可从财务处主页“相关下载”中进行下载,后续不再提示)。需执行政府采购的项目,应在报销前将政府采购所需文件备齐。

(四)借用支票

1.支票使用起点一般为1000元(低于1000元也可使用支票)。

2.借用支票须填写“中国青年政治学院借用转账支票申请单”,由部门(项目)负责人、经办人、财务处负责人签字,在财务处结算中心银行出纳柜台办理领取支票手续,并在支票登记簿上登记。

3.支票审批权限:支票支付金额1万元以下,由财务处副处长审批签字;1万元以上(含1万元)5万元以下,由财务处处长审批签字;5万元以上(含5万元)由财务处处长审批签字并经分管财务校长审批签字。

4.支票有效期为10天,借用支票后请于15天之内凭正式发票到财务处报销。如恰逢月底或年底,请尽量在结账前进行报销。如遇特殊情况不能报销,要及时与财务处沟通解决。使用支票时要注意检查支票抬头、金额、用途与发票是否一致。

(五)借出款项

1.因工作需要、无法或不便使用公务卡支出的可以向学校借出款项。借款须一事一借,及时报销还款。借款根据实际需要可以采取汇款、现金等方式。

2.汇款须填写“中国青年政治学院领(借)款凭条”,由部门(项目)负责人、经办人、财务处负责人签字,还须提供对方详细开户行和账号。审批权限同支票审批权限。

3.借用现金须填写“中国青年政治学院领(借)款凭条”,由部门(项目)负责人、经办人、财务处负责人签字后借款。

4.借用现金要及时报销还款,年底财务结账前必须归还,不得跨年借款。

5.现金借款5千元以下由财务处副处长审批签字;5千元以上(含5千元)1万元以下由财务处处长审批签字;1万元以上(含1万元)由财务处处长审批签字并经主管财务校长审批签字。

(六)报销工作

1.审核整理发票。经费管理员报销前需做好审核、整理、粘贴原始发票等工作。要仔细审核原始发票的要素内容,包括付款单位、商品名称、单价、数量、金额、收款人、开票日期。尤其要注意检查发票金额的大小写是否相符,是否加盖收款单位的发票专用章,是否为财政、税务部门监制的正式发票。发票金额不得涂改,其他要素如有更改,需在更改处加盖收款单位的发票专用章。发现问题要及时予以更正或更换发票。

出租车票、过桥过路费、定额餐费发票等票面较小的原始单据粘贴在“报销单据粘贴单”上,核准、填写报销金额、原始凭证张数。

公务卡报销,请单独进行粘贴,并将刷卡POS小票附在发票后面依次粘贴好,在“支出凭单”上填写报销金额及所附粘贴单、原始凭证张数。

2.审批签字。在发票背面左上角盖报销方章,由部门(项目)负责人、经办人、验收人签字,用途栏填写所用经费的项目名称和项目编号;发票背面因票据原因不能签字时,可以使用“支出凭单”或“中国青年政治学院经费支出汇总审批单”报销。“支出凭单”由部门(项目)负责人在“主管审批”处、经办人、验收人在“领款人”处签字。须汇总报销时使用“中国青年政治学院经费支出汇总审批单”签批报销。

3.报销取款。在财务处会计人员审核制作报销凭证后,经费管理员要核对当次报销总金额,核对无误后到出纳柜台办理领取报销款项、还款等手续。

4.账目登记。按照经费项目汇总整理,分类登记,核对金额,定期与财务处进行核对。

5.购买办公用品及图书等要写清商品名称、数量、单价或附明细单,符合固定资产标准的物品须先办理固定资产入账手续,再到财务处报销。

6.差旅费报销按照《中国青年政治学院差旅费管理办法》(校发【2014】2号)执行。参加会议、培训及出差调研须遵守相关审批管理制度,出差人应填写“中国青年政治学院差旅审批单”;报销差旅费按规定填写“中国青年政治学院差旅费报销单”,由事由审批权限人签字后报销;报销会议、培训支出,应附相关负责人签字的会议通知或培训计划。

根据2014年3月14日校长办公会会议纪要(2014年第4期),对《中国青年政治学院差旅费管理办法》(校发【2014】2号)第二十一条在实际报销工作中如何执行做出补充规定:第二十一条规定“实际发生住宿而无住宿费发票的,原则上不得报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。”根据实际情况,在确认没有转嫁、冒领的情况下,由出差人书面说明情况,按事由批准权限审批签字,经财务处审核财务处负责人签字,凭据报销城市间交通费和在途期间伙食补助费,不报销住宿费、伙食补助费和市内交通费。为便于报销,出差人在“中国青年政治学院差旅审批单”“有关说明”栏写明情况,并由事由批准权限人审批签字,经财务处审核财务处负责人签字,按上述规定办理报销手续。

7.组织会议按《关于转发<中央和国家机关会议管理办法>的通知》(院办字【2013】第14号)要求执行。先提出申请,并由校领导或相关负责人批准,报销会议费发票要附消费明细单,包括会议时间、人数、住宿费、餐费等。

8.在学校领取劳务性支出需由人事处审核后在相关经费中列支。校外人员领取讲课费、劳务费以及奖励等须提供领款人身份证号码并由本人签字,按照税法规定代扣个人所得税。

9.有关劳务发放按《中国青年政治学院关于规范劳务性支出的管理办法》执行。发放劳务费应填写统一的劳务酬金发放表。

10.日常公务报销的发票时间跨度一般不超过3个月,遇节假日顺延。请按工作进度做好相应安排,不得突击报销。

11.教师出国(境)费用报销。根据相关文件要求,报销出国(境)费用应先到国际交流处办理相关审批及报备手续,持国际交流处出具的报销说明、相关会议通知或邀请函、相关费用发票等到财务处报销。

(七)公务卡报销

1.公务卡的使用与管理按《中国青年政治学院公务卡管理办法(试行)》(院字【2012】第05号)有关规定执行。

2.使用公务卡进行公务支出,应在消费后15天之内到财务处报销,公务卡报销与其他报销的票据应分开整理和汇总。除发票外,还要保留刷卡凭证(POS小票)或其他财务报销凭证、支出明细等。使用公务卡进行网上购物,需打印结算支付单,如打印效果不佳请手写相关消费信息,包括交易时间、交易金额、公务卡卡号、持卡人姓名等。

3.在停止报销期间(如寒暑假期间)发生的公务支出由持卡人代垫还款,办理报销手续后再由财务处还款至持卡人账户。因个人原因未在规定还款日前报销或还款而产生罚息、滞纳金等费用,由持卡人个人承担。

4.公务卡强制结算目录中未使用公务卡结算按有关规定不予报销。因特殊情况未使用公务卡结算时,应填写“中国青年政治学院未使用公务卡结算说明”,经部门(项目)负责人和财务处负责人审核签字后,予以报销。

(八)项目归口管理

1.根据财政部、教育部、中直管理局有关文件要求和学校相关规定,为加强项目管理,学校实施项目归口管理。项目管理实施绩效考核,强化执行进度,提高资金效率。

2.本科教改类项目归口管理部门为教务处;研究生教改类项目归口管理部门为研究生处;科研类项目归口管理部门为科研处;办公设备、家具类等购置项目归口管理部门为资产处;基本建设、维修改造等工程类项目归口管理部门为后勤办;网络信息、软件系统类等项目归口管理部门为信息办。

3.政府采购按上述归口管理原则由资产处、后勤办、信息办和财务处负责。

(九)个税申报

1.经管员要及时计算本部门人员的个人所得税,并于每月25日前将税表上报财务处(寒暑假期间上报时间另行通知)。

2.计税收入含已发的当月工资、上月二分(与交予人事处的当月二分无关)以及当月在校内其他院系或部门取得的各项收入。

示例:5月个人所得税表在5月25号前上报财务处,税表中收入项包含已发的5月份工资、4月份二分和5月份校内其他收入,与5月底交予人事处的5月二分无关。

3.自2013年起,申报个人所得税须使用个人新一代身份证号码(18位)申报。

(十)经费管理与经费查询卡的使用

1.经费管理员应认真做好部门经费管理工作,坚持对账。各部门经费管理员应认真记账,使用查询卡及时查询对账,坚持按月、按季、年末对账。如遇特殊情况应及时和财务处对账,保证部门经费账目与财务处账目的一致性。

2.项目经费管理应按照预算批复书上的项目名称建立明细账,并使用查询卡及时核对明细账。报销前核准报销金额,登记好明细账,报销时需携带账本,随时与会计人员核对项目账。

3.经费查询卡的管理按《经费查询卡的使用和管理办法》执行。部门经费、项目经费和课题经费实行经费查询卡管理。报销时请携带查询卡,并在报销结束后及时查询核对明细账,如有疑问或建议请及时与财务处沟通解决。

五、财务处对外报销时间

星期一

上午9:30-11:30

星期二

上午8:00-11:30   下午2:00-4:30

星期三

上午8:00-11:30

星期四

全天不对外报销

星期五

上午8:00-11:30   下午2:00-4:30

财务处

                                                                 2014年3月31日修订

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