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中国青年政治学院会议费管理暂行办法

发表日期:2016-10-11 作者:  编辑:  出处::

               

中国青年政治学院会议费管理暂行办法
(本办法经2016年第十六期校长办公会通过)

 

校发〔201621

 

第一章  总 则

第一条  为进一步加强和规范学校会议费管理,保障会议经费收支的合规性与合理性,提高经费的使用效益,节约会议经费开支,根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发[2016]50号),结合学校实际,制定本办法。

第二条  本办法适用于学校举办(含主办、承办)的各类会议、论坛,包括国内学术及相关业务会议[以下简称学术(业务)会议]、国内管理会议、及学校举办(含主办、承办)的国际会议。

国内学术(业务)会议是指因教学、科研业务(包括其它相关业务)需要举办的会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

国内管理会议是指除国内学术(业务)会议之外的其他国内会议。

学校举办(含主办、承办)的国际会议是指报经上级主管部门批准的、在我国境内举办的国际会议。

会议举办者根据会议内容和性质选择相应的会议类型,报学校主管领导审批确定。

第三条  会议费使用和管理职责如下:

会议举办者是会议费的直接负责人,对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度,依法、据实报销会议费。

各部门应加强政策宣传,督促办会人员合理、合规报销会议费。财务处负责会议费的会计核算和财务管理,制定和完善学校会议费管理办法,依据有关财经法律法规、会议费管理办法实施会议费报销管理和服务。

第二章  会议审批与管理

第四条  会议举办者应严格执行会议审批管理制度,严格控制会议数量、会期、规模,注重会议质量,提高会议效率。各部门须于会议召开前办理审批手续,审批同意后方可下发会议通知。

第五条  会议举办者应当根据会议性质、主要内容确定会议人数和天数,严格限定工作人员数量。

国内学术(业务)会议次数、天数、参会人数、特邀代表人数等应按照学术活动实际情况确定。国内管理会议会期一般不超过2天,会议报到和离开时间合计不超过1天,参会人数原则上控制在150人以内。

第六条  国际会议应按照有关要求提前三个月履行有关审批手续。

第七条  举办会议应预先编制会议费预算,由举办部门(项目)负责人审批,学校举办或者跨部门举办会议须报主管校领导审批。会议费预算需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费及经费来源等。

第八条  使用财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议,应在经费批准的会议费预算额度和标准内开支会议费。

第九条  举办的各类会议应有可靠的经费来源,并做到收支平衡。

对于使用多种资金渠道举办的会议,按照成本补偿的原则,各单位可以适当向参会人员收取会议费。

对于有赞助收入的会议,应与赞助方签订赞助协议明确双方的权利和责任。

第十条  各类会议应当改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。

第十一条  会议优先安排在学校内部会议室、礼堂、宾馆等场所。因工作需要必须在校外召开的,原则上应安排在具有政府采购会议定点资格的宾馆召开,或虽未列入定点范围但价格低于会议综合定额标准的场所。

第十二条  参会人员以在京单位为主(超过50%为在京单位人员)的会议原则上不得到京外召开。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第十三条  除必须住会的情况外,会议召开地代表和会议工作人员原则上不安排住宿。

第三章  会议费开支范围、标准与报销管理

第十四条  举办会议开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等;国际会议可开支翻译费、传译设备租金费用。

前款所称交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第十五条  会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下:

单位:/.

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合计

国内学术(业务)会议

400

150

100

650

国内管理会议

340

130

80

550

在华举办国际会议

500

150

110

760

(一)综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。

(二)各类会议应按照定额控制标准执行,超支部分不予报销。如有特殊情况,应在申报会议预算中予以披露,经主管校领导审批报财务处备案。

(三)不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。

(四)会议费综合定额标准根据政策和物价等因素进行动态调整。

第十六条  下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合控制定额,从相应的支出科目中据实列支:

(一)会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费,原则上回单位报销。对确因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费,可对照学校相应标准在差旅费和外宾接待费中报销。

(二)翻译费、传译设备租金费用。

(三)劳务费用。劳务费(含评审费、勤工俭学、演讲酬金等人员费)的开支要规范管理。会议举办者根据工作需要,可向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、劳务费等,列入会议劳务费用管理。在学校有工资收入的会议工作人员不应从会议费中开支劳务费。劳务费用的发放应采取银行转账等非现金方式支付,并依法缴纳个人所得税。

(四)国内学术会议论文出版费等其他支出按照实际据实列支。

第十七条  会议费结算须按规定使用银行转帐、公务卡结算等方式,会议开始前可办理会议费预支手续。预支会议费应提供:

(一)会议通知(包含会议议程);

(二)会议审批表;

(三)预支款单;

(四)如举办国际会议,需提交上级主管单位批准办会的文件。

第十八条  各单位在会议结束后应当在一个月内及时汇总各项资料和票据,统一办理报销手续。会议费报销时应提供:

(一)会议通知(包含会议议程,预支时已提供的,无需重复提供);

(二)会议审批表(预支时已提供的,无需重复提供);

(三)实际参会人员签到表(如无法提供签到表,可提供参会人员名单、联系方式,由会议审批人签批的参会人员名单确认表);

(四)会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议(合同)等资料;

(五)如举办国际会议,需提交上级主管单位批准办会的文件。

第十九条  会议借款和报销应按会议费预算执行。如实际支出超出预算,须在会议费报销时予以披露,经会议审批人审批同意后准予报销。

第二十条  有委托其他单位承办会议事项的,应签订书面委托合同(协议),会议费在规定标准内报销。与校外单位合作举办的会议,会议结束后,会议经费如有结余,应及时转回学校,不得滞留在学校之外。

第四章  监督问责

第二十一条  严禁借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁预存、套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。

举办会议不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,严禁提供高档菜肴和香烟;不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。

国内管理会议用餐不上酒水,原则上会场不制作背景板、不提供水果和茶歇 。

第二十二条  各部门应当加强对本部门会议举办活动和经费报销的内控管理,对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理,自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。

第二十三条  各部门应当将非涉密的会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在部门内部进行公示。

第二十四条  学校纪检监察、审计、财务等部门对会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括:

(一)会议审批制度是否健全,会议活动是否按规定履行审批手续;

(二)会议费开支范围和标准是否符合规定;

(三)会议费报销手续是否符合规定;

(四)会议费管理和使用的其他情况。

对发现问题的部门,由学校纪检监察、审计、财务等部门责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人,报请学校按规定给予相应处分。

第二十五条  会议举办人员违反本办法规定,有下列行为之一的,依照有关法律法规和学校有关规定追究相关人员的责任,同时报纪检监察部门进行处理。涉嫌违法的,移送司法机关处理。

(一)预存、套取会议费设立“小金库”的;

(二)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;

(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

(四)违规报销与会议无关费用的;

(五)其他违反本办法规定的。

第五章  附 则

第二十六条  本办法由财务处负责解释。

第二十七条  本办法自201691日起执行。

附件:中国青年政治学院会议审批表