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中国青年政治学院经费管理工作须知

发表日期:2017-04-07 作者:  编辑:  出处::

               

 

为加强学校财务管理工作,增强财务管理责任意识,规范工作程序,提高工作效率,制定经费管理工作须知。

    一、经费管理员

学校各部门指定一名工作人员兼任经费管理员,负责本部门经费管理,包括预算管理、项目管理、日常报销、向本部门领导汇报收支情况、经费使用情况等工作,定期与财务处核对部门经费使用情况。

    二、经费管理原则

经费管理坚持实事求是,认真负责,厉行节约,严格把关,坚持记账,日清月结的原则。

    三、经费管理员工作职责

(一)协助部门负责人做好部门年度预算的编制和上报工作。

(二)根据预算批复建立部门分类项目账,协助部门负责人管理部门经费,并做好部门经费记录,定期与财务处核对账目,坚持月末、季末、年末对账。

(三)做好收入管理与核算工作,科学预算,收费有据,上缴及时,按时对账。

(四)协助部门执行财务有关报销规定,做好各项经费的报销工作。持经费查询卡报销,报销结束后及时核对,如有疑问或建议请及时与财务处工作人员沟通解决。

(五)按税法和学校规定,做好个人收入及所得税的核算与上报工作。

(六)协助管理本部门人员横向、纵向等科研经费。

(七)参加财务处召开的会议和举办的培训,并向部门负责人汇报会议、培训精神,协助本部门人员了解和执行相关财务制度和政策。

(八)经费管理员有权查询部门经费,对部门经费管理中存在的问题提出意见、建议,部门负责人应重视和支持经费管理员的工作。

(九)经费管理员应加强财务管理有关政策法规、文件规定的学习,部门负责人应鼓励经费管理员参加相关的学习和培训。

    四、财务管理有关事项

(一)预算管理

1.各部门应按规定时间编报下一年度的经费预算,包括收入预算、支出预算和项目预算。

2.预算编制应根据部门工作计划,全面安排,不要漏项。

3.基本经费预算应依据部门岗位设置及人员情况、有关经费标准和上年经费执行情况编报。

4.收入预算应准确、全面。

5.项目实施归口管理,各部门应按规定时间和要求将项目预算上报归口管理部门,项目预算包括项目申报书、总投资及项目支出明细、绩效目标等相关材料;归口管理部门应根据工作安排做好项目预算的汇总和上报工作。

(二)收入管理

1.有关收入和代管经费管理按学校有关文件和规定执行。

2.负责学校学费、住宿费等事业收入收缴管理部门的经费管理员要作好收费的协调管理工作。收费工作开始前应及时将收费名单交给财务处,并与财务处协商确定收费时间、收费地点等细节,收费工作结束应及时与财务处进行收费对账工作,并根据收费情况对欠费情况进行及时催缴,保证学校收入及时上缴。经费管理员要定期与财务处核对收入明细,催缴应交收入。

3.负责学校经营性收入收缴管理部门的经费管理员须协助进行收费管理。如需开具正式发票,请收费管理部门开具交费通知单,财务处将按交费通知单的内容、标准收费和开具增值税发票。增值税发票分为普通增值税发票和专用增值税发票两种,增值税普通发票不得抵扣进项税。开具时需提供付款方单位全称、商品或服务的名称、含增值税金额、税率等内容;增值税专用发票的增值税额可以抵扣进项税额。开具时不仅需提供付款方单位全称、商品或服务的名称、含增值税金额、税率等内容,还需提供付款方单位纳税人税务登记证号(取得“三合一”证照的单位提供统一社会信用代码)、注册地址、联系电话、开户银行及账号等内容。开具增值税发票须根据有效合同或协议,由收费管理部门开具缴费通知单,且确认资金到账后开票。开具增值税发票时,请先在校园网财务处网页下载中心下载《增值税发票填开信息单》(附件1),按照要求准确填写相关信息。我校目前经营类收入涉及税率按收入性质分为5%和6%两档,票面金额为合同金额/(1+税率)×税率;除此之外还应缴纳增值税对应的城市维护建设税、教育费附加和地方教育附加分别为增值税税额的7%、3%、2%。收入管理部门制定收费标准时应予以考虑。更多有关增值税发票事项请遵照我校《关于全面实施营业税改征增值税试点的有关通知》执行。各部门应及时整理有关合同、资产租借协议等并在财务处存档,定期与财务处核对收入明细。

4.代管经费、课题经费入账应附相关协议,经费应汇入学校工商银行账户(户名:中国青年政治学院;开户行:工行紫竹院支行;账号:0200007609014416585 )。代管经费、课题经费应根据相关规定的比例向学校交纳管理费,如需开具增值税发票请按照我校《关于全面实施营业税改征增值税试点的有关通知》办理。代管经费入账必须提供与拨款方的相关合同或协议。代管经费按规定应收取入账经费5%的管理费,减免管理费须由财务主管校领导签批。

5.有经费汇入我校账户前,请确认我校汇款账号,并提醒对方单位在汇款摘要中注明款项用途及校内联系人。款未到需提前出具发票时,须先办理借用发票手续,由部门(项目)负责人、经办人及财务负责人签字后附收费管理部门开具的交费通知单或者入账通知单,并及时交回支票或汇款到学校账户。经费到账信息可登陆校园网主页,点击“我的服务”列表中的“财务到账”进行查询。

(三)支出管理

1.财务支出“一支笔”制度。财务报销执行支出“一支笔”审批制度及大额资金使用审批制度。部门(项目)负责人对经费使用合法性、合理性、真实性负责。预算追加和大额支出按照学校“三重一大”决策制度实施办法执行。

2.严控“三公”经费。部门经费按照预算科目支出,原则上不能打通使用,特殊情况须报财务处审批。严控“出国(境)费、车辆购置与运行费、公务接待费”经费。

3.国库集中支付和政府采购制度。学校执行国库集中支付和政府采购制度有关规定。根据财政部有关要求,学校要及时、准确上报政府采购信息统计工作各项数据。有涉及到政府采购计划时,各部门须按规定时间和要求上报归口管理部门。预算支出中购置资产设备按照财政部及中直管理局固定资产管理规定执行。购置设备、图书、办公用品等,凡达到固定资产登记标准的,应先办理固定资产登记再进行报销。

4.专项经费的使用与管理。要加强项目库建设和管理,按照各专项资金管理办法做好专项管理,编制用款计划、监控执行进度,及时有效做好绩效考核工作。各部门应于收到批复后一周内上报执行预算及计划进度。课题、教改类专项按预算执行,原则上不进行调整。使用非课题、教改类专项经费,须提供合同、有关批示及“中国青年政治学院项目经费用款计划书”,该表可从财务处主页“相关下载”中进行下载(本须知中所指各类表格除“支出凭单”“报销单据粘贴单”外均可从财务处主页“相关下载”中进行下载,后续不再提示)。

(四)借用支票

1.支票使用起点一般为1000元(低于1000元也可使用支票)。

2.借用支票须填写“中国青年政治学院借用转账支票申请单”,由部门(项目)负责人、经办人、财务负责人签字,在财务处结算中心银行出纳柜台办理领取手续,并在支票登记簿上登记。

3.支票审批权限:支票支付金额1万元以下,由财务处副处长审批签字;1万元以上(含1万元)5万元以下,由财务处处长审批签字;5万元以上(含5万元)由财务处处长审批签字并经分管财务校领导审批签字。工会、培训中心及基金会支票支付金额1万元以下,由财务处副处长审批签字;1万元以上(含1万元),由财务处处长审批签字。

4.支票有效期为10天,借用支票后请于15天之内凭正式发票到财务处报销。如恰逢月底或年底,请尽量在结账前进行报销。如遇特殊情况不能报销,要及时与财务处沟通解决。使用支票时要注意检查支票抬头、金额、用途与发票是否一致。

(五)借出款项

1.因工作需要、无法或不便使用支票或公务卡支出的可以向学校借出款项。借款须一事一借,及时报销还款。借款根据实际需要可以采取汇款、现金等方式。

2.汇款须填写“中国青年政治学院领(借)款凭条”,由部门(项目)负责人、经办人、财务负责人签字,同时须提供对方详细开户行和账号。审批权限同支票审批权限。

3.借用现金须填写“中国青年政治学院领(借)款凭条”,由部门(项目)负责人、经办人、财务负责人签字后借款。

4.借用现金要及时报销还款,年底财务结账前必须归还,不得跨年借款。出现跨年还款或长期未能还款等特殊情况,借款人需出具情况说明,并由部门(项目)负责人签字,报财务处备案。

5.现金借款5千元以下由财务处副处长审批签字;5千元以上(含5千元)1万元以下由财务处处长审批签字;1万元以上(含1万元)由财务处处长审批签字并经主管财务校领导审批签字。工会、培训中心及基金会现金借款5千元以下由财务处副处长审批签字;5千元以上(含5千元)由财务处处长审批签字。

    (六)报销工作

1.审核整理发票。

(1)经费管理员报销前需做好审核、整理、粘贴原始发票等工作。要仔细审核原始发票的要素内容,包括付款单位、商品名称、单价、数量、金额、收款人、开票日期。尤其要注意检查发票金额的大小写是否相符,是否加盖收款单位的发票专用章,是否为财政、税务部门监制的正式发票。发票金额不得涂改,其他要素如有更改,需在更改处加盖收款单位的发票专用章。发现问题要及时予以更正或更换发票。使用增值税电子发票报销,支付方式应为支票、公务卡支付,支票结算必须填写收款单位名称,公务卡支付须提供相关的刷卡凭条,现金支付的增值税电子发票原则上一律不予报销。

(2)公务卡报销请单独进行粘贴,并将刷卡POS小票附在发票后面依次粘贴好,在“支出凭单”上填写报销金额及所附粘贴单、原始凭证张数。网络支付及pos小票丢失等未能提供有关凭证的,应填写“中国青年政治学院公务卡消费凭条缺失说明”,并由公务卡审核人员审核确认。

(3)关于原始票据时效确认:部门经费原始票据时效为当年3个月内;校内项目经费原始票据时效为当年内;外来课题经费原始票据时效为自票据开具日期起1年内。请按工作进度做好相应安排,不得突击报销。

(4)支付方式确认:经费支出原则上必须使用公务卡、支票或者银行转账等方式;消费后15天内及时办理报销手续。

(5)付款单位名称确认:在学校报销的付款单位为“中国青年政治学院”;在工会报销的付款单位为“中国青年政治学院工会”;在培训中心报销的付款单位为“中国青年政治学院培训中心”;在基金会报销的付款单位为“北京中国青年政治学院教育基金会”。

2.审批签字。在发票背面左上角盖报销方章,由部门(项目)负责人、经办人、验收人签字,用途栏填写所用经费的项目名称和项目编号及具体用途;发票背面因票据原因不能签字时,可以使用“支出凭单”或“中国青年政治学院经费支出汇总审批单”报销。“支出凭单”由部门(项目)负责人在“主管审批”处、经办人和验收人在“领款人”处签字。因票据较多或多个事项需汇总报销时,须使用“中国青年政治学院经费支出汇总审批单”签批报销,报销时需注明单据张数与合计金额。

3.报销取款。会计人员审核制作报销凭证后,报销人员须核对当次报销总金额,核对无误后到出纳柜台办理领取报销款项、还款等手续。

4.账目登记。经费管理人员应按照经费项目汇总整理,分类登记,核对金额,定期与财务处进行核对。

5.购买办公用品及图书等要写清商品名称、数量、单价或附中文明细单;采购办公用品数量较多时,应注明该批办公用品的具体用途;符合固定资产标准的物品须先办理固定资产入账手续,再到财务处报销。固定资产入账条件:使用年限在一年以上,单位价值在1000元以上,并在使用过程中保持原有物质形态的资产;或者资产单价虽然未达到规定标准,但耐用时间在一年以上的批量同类物资价值在3000元以上(含3000元),且在同一部门使用。如果按照固定资产入账金额条件具备,其他情况无法确认的情况下,由资产管理部门进行确认。购买图书单本(套)超过1000元,应持所购图书及发票至资产管理处进行核验和签字确认。

6.差旅费报销。按照《中国青年政治学院国内差旅费管理暂行办法》(校发〔2016〕20号)执行。

(1)参加会议、培训及出差调研须遵守相关审批管理制度,出差人员应填写“中国青年政治学院差旅审批单”;报销差旅费按规定填写“中国青年政治学院差旅费报销单”,由事由审批权限人(事由审批权限人即所使用经费的签批责任人,下同)签字后报销;报销会议、培训支出,应附相关负责人签字的会议通知或培训计划。

(2)差旅费报销注意事项:1)差旅费的城市间交通费票面姓名须与差旅费审批单中出差人姓名一致;2)出差人员须提供完整的城市间交通费票据,特殊情况应由出差人员在差旅费审批单上说明;3)住宿费、培训费、会议费等票据抬头名称应根据经费来源填写为:中国青年政治学院、中国青年政治学院工会、中国青年政治学院培训中心、北京中国青年政治学院教育基金会等;4)差旅住宿费应提供住宿实时结算清单,除房费之外的费用不予报销;5)差旅费补助的发放严格按照国家及学校相关规定的范围和标准执行,原则上城市间交通费票据不完整的不予发放补助;6)城市间交通费的改签退应由公务情况所致,在差旅费审批单中注明原因,由事由审批权限人签字同意,否则不予报销;7)购买机票按照《关于执行<财政部、中国民用航空局关于加强公务机票购买管理有关事项的通知>具体事宜的通知》(校办发〔2014〕6号)和《关于转发加强公务机票购买管理有关事项文件的通知》(校办发【2014】16号)规定执行。8)对于在偏远、边境地区开展考察、调研和测试监测工作,受地理环境和当地条件限制,必须要自驾车或者租车前往的,按事由审批权限经审批人签字同意,租车费可以据实报销,发生的汽油费和过路过桥费凭据报销。对于由于自驾车或者租车所引起的安全问题,由出差人个人承担。自驾车或者租车出差的,不发放市内交通费。并且票据开具的日期和收款方须与差旅时间、地点一致;9)如为通过携程等其他网络渠道订购城市间交通费及住宿的,应提供除携程等订购网站发票的订单明细,城市间交通费及住宿支出以外的其他费用不能报销;10)差旅费仅指城市间交通费、住宿费、伙食补助和公杂费补助,出差发生的会务费、培训费等应单独签字进行报销;11)出差人员应当乘坐不超过规定等级的交通工具,如超过规定等级乘坐交通工具的,超支部分由个人承担;12)差旅费报销人员应按照实际情况填写差旅费报销单,写明乘坐交通工具的起止时间、出差人的职务职称,便于会计人员核算补助及住宿费标准等;13)实际发生住宿而无住宿费发票的,原则上不能报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。特殊情况,遵照《中国青年政治学院国内差旅费管理暂行办法》(校发〔2016〕20号)第十三条、第十四条执行,须由出差人书面说明情况,按事由批准权限审批签字报销有关费用,事由批准权限人有权根据经费情况和实际需要限定报销项目,并在差旅审批和报销时书面说明。

7.组织会议按《中国青年政治学院会议费管理暂行办法》(校发〔2016〕21号)要求执行。组织会议须提前申请,编制会议预算清单。报销时须提供会议通知、审批报告、参会人员名单及签到表、会议预算清单、结算清单及相关费用票据。根据举办会议预算经费来源,使用部门、科研、教改经费举办的会议,会议申请由举办部门(项目)负责人审批,学校举办或者跨部门举办会议须报主管校领导审批。

8.在学校领取劳务性支出需由人事处审核后在相关经费中列支。校外人员领取讲课费、劳务费以及奖励等须提供领款人身份证号码并由本人签字,按照税法规定代扣个人所得税。

9.有关劳务发放按《中国青年政治学院关于规范劳务性支出的管理办法》执行。发放劳务费应填写统一的劳务酬金发放表如劳务费领取人为校内人员,包括学生、教师、离退休人员,均应将劳务费发放入对应的银行卡中,校外人员也应提供北京市范围内的中行、农行、建行卡号,并发放入银行卡中。

10.教师出国(境)费用报销。按照《中国青年政治学院教职工因公临时出国管理办法(试行)》(校发〔2016〕22号)执行。根据相关文件要求,报销出国(境)费用应先到国际交流处办理相关审批及报备手续,出国(境)报销应提供国际交流处事项审批单、上级部门批复文件、预算清单及相关费用票据。

(七)公务卡报销

1.公务卡的使用与管理按《中国青年政治学院公务卡管理办法(试行)》(院字【2012】第05号)有关规定执行。

2.公务卡报销原则上自消费后15天内到财务结算中心办理报销手续;公务卡报销与其他报销的票据应分开整理和汇总。除发票外,还须提供刷卡凭证(POS小票)或其他财务报销凭证、支出明细等。使用公务卡进行网上购物,需打印结算支付单,如打印效果不佳请手写相关消费信息,包括交易时间、交易金额、公务卡卡号、持卡人姓名等。公务卡报销缺失刷卡凭单的,应由公务卡审核人员进行审核确认。

3.在停止报销期间(如寒暑假期间)发生的公务支出由持卡人代垫还款,办理报销手续后再由财务处还款至持卡人账户。因个人原因未在规定还款日前报销或还款而产生罚息、滞纳金等费用,由持卡人个人承担。如预计支出费用较大,可提前办理借款手续,由财务处打入公务卡中。

4.公务卡强制结算目录中未使用公务卡结算按有关规定不予报销。不支持公务卡结算时,应优先选择支票、转账等方式结算;因特殊情况不能使用公务卡结算时,应优先选择个人其他银行卡结算,尽量减少现金结算,并填写“中国青年政治学院未使用公务卡结算说明”,经部门(项目)负责人和财务处负责人审核签字后,予以报销。考虑到实际情况,部门缴纳办公电话费、实名制购买火车票可以暂不使用公务卡支付。因商户无法提供公务卡刷卡服务,由商户提供不支持使用公务卡的盖章证明,可以直接报销,不再需要填写“中国青年政治学院未使用公务卡结算说明”。应使用公务卡结算因未带公务卡、公务卡丢失等个人原因未使用公务卡结算的,按规定均不予报销。

(八)项目归口管理

1.根据财政部、教育部、中直管理局有关文件要求和学校相关规定,为加强项目管理,学校实施项目归口管理。项目管理实施绩效考核,强化执行进度,提高资金效率。

2.本科教改类项目归口管理部门为教务处;研究生教改类项目归口管理部门为研究生处;科研类项目归口管理部门为科研处;外事经费管理归口部门为国际交流处;网络信息、软件系统类等项目归口管理部门为信息办,办公设备、家具类等购置项目归口管理部门为资产处;基本建设、维修改造等工程类项目归口管理部门为后勤办。

3.资产处是学校政府采购管理职能部门,政府采购有关事宜由资产处牵头负责,财务处、后勤办、信息办、监察审计处等职能部门参与。

(九)个税申报

1.经管员要及时计算本部门人员的个人所得税,并于每月25日前将税表上报财务处(寒暑假期间上报时间另行通知)。

2.计税收入含已发的当月工资、上月二分(与交予人事处的当月二分无关)以及当月在校内其他院系或部门取得的各项收入。

示例:5月个人所得税表在5月25号前上报财务处,税表中收入项包含已发的5月份工资、4月份二分和5月份校内其他收入,与5月底交予人事处的5月二分无关。

3.自2013年起,申报个人所得税须使用个人新一代身份证号码(18位)申报,申报个人所得税须提供纳税人手机号码。

(十)经费管理与经费查询卡的使用

1.经费管理员应认真做好部门经费管理工作,坚持对账。各部门经费管理员应认真记账,使用查询卡及时查询对账,坚持按月、按季、年末对账。如遇特殊情况应及时和财务处对账,保证部门经费账目与财务处账目的一致性。

2.项目经费管理应按照预算批复书上的项目名称建立明细账,并使用查询卡及时核对明细账。报销前核准报销金额,登记好明细账,报销时需携带账本,随时与会计人员核对项目账。

3.经费查询卡的管理按《经费查询卡的使用和管理办法》执行。部门经费、项目经费和课题经费实行经费查询卡管理。报销时请携带查询卡,并在报销结束后及时查询核对明细账,如有疑问或建议请及时与财务处沟通解决。

   

     五、财务处对外报销窗口说明及时间

1.报销窗口介绍。

1号窗口

现金出纳

2号窗口

银行出纳

3号窗口

工资、报税及会计制单

4号窗口

学生收费及会计制单

5—7号窗口

会计制单

8号窗口

独立核算部门会计及会计制单

2.报销窗口说明。

(1)3—8号窗口审核原始单据并制单,到1号窗口领取现金。

(2)2号窗口办理支票领用及银行转账业务。

(3)办理缴费手续到1-2号窗口。

(4)缴纳学费到4号窗口打印票据,到1-2号窗口缴纳费用。(5)学生咨询等到4号窗口。

3.报销时间

时间

星期一

星期二

星期三

星期四

星期五

上午

9:30-11:30

8:00-11:30

8:00-11:30

不对外

8:00-11:30

下午

不对外

2:00-4:30

不对外

不对外

2:00-4:30

财务处

2017年4月7日修订

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